1. Tata kerja, Prosedur kerja, dan Sistem kerja

Dalam mengartikan tata kerja,prosedur dan sistem kerja akan kita pisahkan pengertian unntuk masing-masing supaya jelas dalam memahaminya.
• Tatakerja merupakan cara melaksankan suatu pekerjaan dengan benar dan berhasil guna atau bisa mencapai tingkat efisien yang maksimal.
• Prosedur kerjamerupakan tahapan dalam tata kerja yang harus dilalui suatu pekerjaan baik mengenai dari mana asalnya dan mau menuju mana,kapan pekerjaan tersebut harus diselesaikan maupun alat apa yang harus digunakan agar pekerjaan tersebut dapat di selesaikan.
• Sistem kerja merupakan susunan antara tatakerja dengan prosedur yang menjadi satu sehingga membentuk suatu pola tertentu dalam melnyelesaikan suatu pekerjaan.
Metode sistem kerja merupakan kesatuan ide yang dapat diaplikasikan
dimana penggunaan konsep ”sistem kerja” dianggap sebagai titik untuk
memahami, menganalisa dan memperbaiki sistem dalam suatu organisasi,
baik IT termasuk di dalamnya ataupun tidak.
Dasar dari metode sistem kerja, antar lain :
1. Hubungan antara sistem kerja dan bidang sistem informasi
Konsep dari sistem kerja yaitu kasus umum yang mencakup sistem
informasi, projects, rantai nilai, rantai supply dan kasus spesial lainnya.
2. Warisan dari komponen dan properti dari sistem kerja
Kasus spesial dari sistem kerja, sistem informasi dan projects mungkin
mewariskan elemen sistem, properti dan generalisasi dari sistem kerja
secara umum.
3. Pemahaman tujuan dan kunci sukses dari sistem informasi
Sistem informasi yang ada mendukung satu atau lebih dari sistem kerja
yang mungkin tidak sama sekali, sebagian ataupun seluruhnya
menggunakan sistem informasi.
4. Pengaplikasian prinsip umum mengenai sistem kerja
Kesatuan dari prinsip umum yang berhubungan dengan sistem kerja
merupakkan dasar dari metode sistem analisa dimana bisnis dan pekerja
IT dapat menggunakan apapun yang berguna bagi mereka.
5. Model siklus hidup sistem kerja
Sistem informasi dan sistem kerja
Aktifitas-aktifitas dalam proses bisnis dibatasi menjadi enam tipe dari
aktifitas yang bersifat komputerisasi ataupun manual, antara lain :
1. Mendapatkan informasi
2. Menerima informasi
3. Mentransmisikan informasi
4. Memanipulasi informasi
5. Menyimpan informasi
6. Menampilkan informasi
Misalnya:
Mengenai sistem kearsipan perpustakaan:
1.Mengkalsifakasi buku berbahasa inggris dan berbahasa indonesia.
2.Pengkodean buku atau coding
3.Mengatur buku yang sudah diberi kode yang sudah disediakan
Jadi dengan adanya sistem kerja,tatkerja dan prosedur kerja menjadikan pelaksanaan fungsi menajemen dan kebijaksanaan pimpinan mejadi lebih terarah,terkoodinir dan terkontrol dengan baik.
ANALISA JABATAN
Merupakan suatu kegiatan untuk mencatat, mempelajari dan menyimpulkan keterangan-keterangan atau fakta-fakta yang berhubungan dengan masing-masing jabatan secara sistematis yaitu :
1. apa yang dilakukan pekerjapada jabatan tersebut.
2. apa wewenang dan tanggung jawabnya.
3. mengapa pekerjaan tersebut harus dilakukan.
4. bagaimana cara melakukannya.
5. alat-alat dan bahan-bahan yang digunakan dalam melaksanakan pekerjaannya. besar upah dan lamanya jam bekerja.
6. pendidikan, pengalaman dan latihan yang dibutuhkan.
7. keterampilan, sikap dan kemampuan yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan tersebut.
Job Description :
Pembuatan diskripsi jabatan (job description) yang wajar dilakukan melalui suatu analisis jabatan. Dari analisis jabatan yang dilaksanakan tersebut, maka akan dilakukan penelitian terhadap aspek-aspek jabatan melalui pengamatan dan/atau pengisian kuesioner baik secara tertutup maupun terbuka (wawancara) – oleh mereka yang menduduki suatu jabatan tertentu. Berdasarkan hasil pengumpulan data ini, kemudian akan dilakukan analisis jabatan yang selanjutnya dituangkan dalam bentuk diskripsi jabatan.
Sering juga terjadi, diskripsi jabatan dibuat terlebih dahulu–tanpa melalui analisis jabatan terutama pada perusahaan (atau struktur organisasi) yang baru dibentuk. Dalam hal ini lebih tepat untuk dikatakan sebagai “disesuaikan” menurut kondisi ataupun kenyataan yang terjadi pada saat diimplementasikan.
Di dalam menyusun sebuah diskripsi jabatan, maka ada lima konsep dasar yang dasar dijadikan pertimbangan, yaitu:
• Diskripsi jabatan adalah suatu dokumen singkat dari informasi faktual yang merupakan tugas-tugas yang harus dilakukan dan merupakan pertanggungjawaban yang melekat erat pada sebuah jabatan tertentu.
• Dalam diskripsi jabatan akan teruraikan garis-garis besar lingkup jabatan tersebut dan jabatan-jabatan lainnya dalam organisasi/perusahaan dan prasyarat-prasyarat jabatan.
• Diskripsi jabatan selalu mendasarkan pada hakekat pekerjaan daripada individu yang melaksanakannya, dengan demikian orientasi yang termasuk di dalam skripsi jabatan akan menekankan pada aktifitas-aktifitas yang harus dilakukan oleh individu yang memegang jabatan itu.
• Diskripsi jabatan juga merupakan berbicara mengenai informasi-informasi yang selektif yang diperoleh dari laporan analisis jabatan. Oleh karenanya diskripsi jabatan akan menampilkan pernyataan-pernyataan (statements) yang relevan dengan jabatan tersebut.
• Data yang tercatat dalam diskripsi jabatan akan lebih ditekankan pada hakekat atau sifat dari jabatan yang bersangkutan.
Job Specification
Spesifikasi jabatan memberikan suatu gambaran mengenai kualifikasi kepribadian yang dituntut dalam suatu jabatan. Spesifikasi jabatan tersebut akan memberi identifikasi dan formulasi secara jelas tentang syarat-syarat jabatan yang dituntut dari seseorang yang nantinya dipromosikan untuk menduduki suatu jabatan tertentu. Prasyarat yang ditentukan seharusnya relevan dengan tugas-tugas pokok maupun spesifikasi/kondisi kerja yang akan dihadapi (baik yang menyangkut kemampuan fisik maupun mentalnya). Berdasarkan ketetapan mengenai prasyarat jabatan ini, maka manajemen akan bisa memiliki acuan dasar untuk melakukan program recruiting maupun training (pelatihan). Spesifikasi
jabatan harus dibedakan dari analisis jabatan, karena spesifikasi jabatan pada hakekatnya disimpulkan atau didasarkan dari hasil analisis jabatan. Agar suatu jabatan bisa berhasil dilaksanakan dengan sebaik-baiknya maka disusun suatu prasyarat jabatan yang secara spesifik ditetapkan sebagi berikut:
1. Prasyarat Pengetahuan (Knowledge)
Meliputi pengetahuan yang dibutuhkan untuk tiap-tiap jabatan seperti pengetahuan teknis, profesional, administrasi/manajemen dan sebagainya.
2. Prasyarat Keterampilan (Skill)
Masalah keterampilan (skill) ini sulit untuk diidentifikasikan maupun didefinisikan, keterampilan merupakan bentuk-bentuk perilaku yang penting dalam memberikan identifikasi dan tolok ukur seseorang secara efektif. Ketrampilan dikembangkan dari proses latihan yang teratur, rutin disamping tentunya juga tergantung pada kemampuan mental bawaan dan atribut fisik seseorang.
3. Prasyarat Sikap (Attitude)
Prasyarat ini yang paling sulit untuk diukur. Sikap pada hakekatnya merupakan kecenderungan seseorang untuk bertindak yang sangat tergantung pada aspek kognitif, afektif dan psikomotorik. Agar tetap bisa berguna, maka spesifikasi jabatan harus selalu diperiksa – terlebih-lebih akan diterapkan dievaluasi dan dikoreksi kembali apakah spesifikasi / prasyarat suatu jabatan masih memadai (up-to-date) mengingat adanya perubahan/perkembangan yang mungkin terjadi.