4.RECORD RETENTION SCHEDUL

Adalah suatu kebijakan yang harus dilakukan dalam rangka proses management, dimana berhubungan dengan penggolongan secara langsung untuk melakukan pemilihan distribusi atau disposisi dari record yang perlu disimpan maupun record yang harus dimusnahkan.Record juga perlu di golong-golongkan, hal ini dilakukan untuk mengatasi masalah dalam melakukan pemilihan dan menentukan kapan suatu record akan di simpan dan dimusnahkan, berikut adalah penggolongan record – recordnya :

• Non Essential

Atau bisa di sebut dengan ‘record tidak penting’, record ini ditujukan pada surat – surat catatan – catatan atau laporan – laporan atau nota – nota, atau slip – slip pendaftaran pegawai,dll yang hanya digunakan dalam waktu singkat atau bahkan hanya beberapa menit saja.

• Helpful

Atau dapat disimpulkan ‘record yang dapat dimanfaatkan’. Disini record tersebut tidak berfungsi secara jangka panjang, dan memiliki masa expired, dan akan berguna pada saat masa expired belum tercapai. Jika sudah expired, maka record ini dapat dimusnahkan, record – record yang di maksud adalah :

• Surat Undangan
• Dokumen periodic
• Surat keterangan ijin sakit
• Surat dinas cabang perusahaan.
• Important

Atau bisa disebut ‘record yang penting’. Biasanya mempunyai jangka waktu reltive lama (hingga 4 sampai 5 tahun), dan record ini perlu peninjauan secara terus menerus. Yang termasuk dalam record ini adalah :

• Dokumen penjualan
• Laporan keuangan
• Wesel tagih, dll
• Vital

Atau record sangat penting, record ini tidak akan dimusanahkan mengingat fungsi primary dari record ini. Bisa dibilang record ini adalah record hidupmatinya perusahaan karena memang diperlukan sampai perusahaan itu bangkrut. Berikut adalah record – record yang dimaksud :

• Surat akte pendirian perusahaan
• Surat perjanjian kontrak
• Surat asuransi
• Surat hak milik perusahaan, dll.

3.filling

         Disadari atau tidak, harta bawaan yang diberikan Allah SWT semenjak diri kita bernafas untuk pertama kali adalah Insting alias naluri. Berbekal harta bawaan inilah kita berjalan mengarungi Indah dan kejamnya samudra luas yang dinamakan kehidupan. Sebagai pemberian Allah SWT, Insting selalu bersifat suci dalam artian tidak mau dikotori.

Dalam hal mengasah kemampuan berfikir insting berlaku pada saat kita terdesak. Terdesak dalam banyak hal. Salah satu contohnya yaitu, ketika kita terdesak saat ingin mengumpulkan tugas tetapi tugas yang kita buat belum selesai karena kemampuan berfikir kita terpojok, dan saat kita ingin mengerahkan kemampuan berfikir kita melebihi maksimal maka kemampuan ini yang akan timbul seketika memberikan ide-ide kreatif dan ide-ide tersebut yang akan kita tuangkan dalam tugas yang sudah kita buat.

Yang perlu kita pahami adalah seberapa jauh kita menyadari kadar intovert dan kadar extrovert menguasai diri kita. Sebagai gambaran kalau kadar intovert diri kita lebih dominanmaka kita akan menjadi manusia yang penuh misteri.

Didalam diri ini sebenarnya ada 4 ruang yakni:
1.Ruang Pertama adalah Ruang AKU TAHU, ORANG LAIN TAHU.
2.Ruang kedua adalah ruang AKU TAHU, ORANG LAIN TIDAK TAHU.
3.Ruang ketiga adalah ruang AKU TIDAK TAHU. ORANG LAIN TAHU.
4.Ruang ketiga adalah ruang AKU TIDAK TAHU. ORANG LAIN TIDAK TAHU.

Kita ambil contoh sederhana saja seperti uraian dibawah ini, guna mendapat gambaran yang lebih jelas.
Misal kalau kita menyimpan rahasia, dimana biasanya rahasia terdiri dari speises negatip berupa kebobrokan moral. Maka Kebobrokan moral akan menempati ruang kedua AKU TAHU ORANG LAIN TIDAK TAHU. Bentuk kebobrokan moral seperti apa sih yang disimpan di ruang kedua itu ? Yah tidak jauh dari kelamnya masa lalu, perselingkuhan, pacaran dengan suami orang lain, pacaran dengan istri orang lain, pernah membunuh orang lain, janji palsu dan banyak lagi yang tidak bisa disebut satu persatu.

Sejalan dengan waktu, ruang kedua AKU TAHU ORANG LAIN TIDAK TAHU akan menjadi penuh. Tak bisa lagi menampung. Maka akan meluber kedalam ruang pertama AKU TAHU ORANG LAIN TAHU. Kalau rahasia sudah meluber mengisi ruang pertama AKU TAHU ORANG LAIN TAHU, maka dengan waktu yang singkat semua rahasia keboborokan moral yang disimpan rapi akan terbongkar. Terbongkarnya rahasia bukanlah disebabkan oleh faktor extern. Tetapi merupakan dorongan energi Insting yang didalam diri kita sendiri, menggetarkan orang lain, untuk bebas dari berbagai bentuk kekotoran perilaku pribadi kita. Maka diluar kewajaran jika rahasia diri terbuka kemudian menuding orang lain bersalah. Kita harus memahami Insting memiliki energi kuat yang bisa menggetarkan orang lain, dan Insting yang ada didalam diri kita, berusaha menembus sumbatan sumbatan moral yang ditutup oleh nafsu.

Kajian contoh diatas, adalah merupakan peristiwa biasa yang masuk logika setiap orang. Kalau kita mau mengkaji lebih dalam lagi dengan kajian “human engineering”. Kesemua ini berangkat dari Insting manusia sebagai Harta bawaan hadiah Allah SWT.

Insting hadiah Allah SWT adalah suci. Insting tidak mau dikotori oleh perilaku raga yang kotor menyimpang dari Hukum Allah. Oleh karena itu berterima kasihlah kepada Insting yang selalu setia membela diri kita tanpa pamrih, tanpa menginginkan imbalan. Insting Hanya memerlukan perjalanan hidup yang baik dari raga kita. Agar diri kita dapat menciptakan sejarah hidup yang baik

2.KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

Manusia di dalam kehidupannya harus berkomunikasi, artinya memerlukan orang lain dan membutuhkan kelompok atau masyarakat untuk saling berinteraksi. Hal ini merupakan suatu hakekat bahwa sebagian besar pribadi manusia terbentuk dari hasil integrasi sosial dengan sesama dalam kelompok dan masyarakat. Di dalam kelompok/organisasi itu selalu terdapat bentuk kepemimpinan yang merupakan masalah penting untuk kelangsungan hidup kelompok, yang terdiri dari pemimpin dan bawahan/karyawan. Di antara kedua belah pihak harus ada two-way-communications atau komunikasi dua arah atau komunikasi timbal balik, untuk itu diperlukan adanya kerja sama yang diharapkan untuk mencapai cita-cita, baik cita-cita pribadi, maupun kelompok, untuk mencapai tujuan suatu organisasi. Kerja sama tersebut terdiri dari berbagai maksud yang meliputi hubungan sosial/kebudayaan. Hubungan yang terjadi merupakan suatu proses adanya suatu keinginan masing-masing individu, untuk memperoleh suatu hasil yang nyata dan dapat memberikan manfaat untuk kehidupan yang berkelanjutan.

Hubungan yang dilakukan oleh unsur pimpinan antara lain kelangsungan hidup berorganisasi untuk mencapai perkembangan ke arah yang lebih baik dengan menciptakan hubungan kerja sama dengan bawahannya. Hubungan yang dilakukan oleh bawahan sudah tentu mengandung maksud untuk mendapatkan simpati dari pimpinan yang merupakan motivasi untuk meningkatkan prestasi kerja ke arah yang lebih baik. Hal ini tergantung dari kebutuhan dan cara masing-masing individu, karena satu sama lain erat hubungannya dengan keahlian dan tugas-tugas yang harus dilaksanakan.

Bila sasaran komunikasi dapat diterapkan dalam suatu organisasi baik organisasi pemerintah, organisasi kemasyarakatan, maupun organisasi perusahaan, maka sasaran yang dituju pun akan beraneka ragam, tapi tujuan utamanya tentulah untuk mempersatukan individu-individu yang tergabung dalam organisasi tersebut.

Berdasarkan sifat komunikasi dan jumlah komunikasi menurut Onong Uchyana Effendi, dalam bukunya “Dimensi-Dimensi Komunikasi” hal. 50, komunikasi dapat digolongkan ke dalam tiga kategori:

1. Komunikasi antar pribadi

Komunikasi ini penerapannya antara pribadi/individu dalam usaha menyampaikan informasi yang dimaksudkan untuk mencapai kesamaan pengertian, sehingga dengan demikian dapat tercapai keinginan bersama.

2. Komunikasi kelompok

 

Pada prinsipnya dalam melakukan suatu komunikasi yang ditekankan adalah faktor kelompok, sehingga komunikasi menjadi lebih luas. Dalam usaha menyampaikan informasi, komunikasi dalam kelompok tidak seperti komunikasi antar pribadi.

3. Komunikasi massa

Komunikasi massa dilakukan dengan melalui alat, yaitu media massa yang meliputi cetak dan elektronik.

Hambatan-hambatan Komunikasi : 

 
1. Mendengar
Biasanya kita mendengar apa yang ingin kita dengar. Banyak hal atau informasi yang ada di sekeliling kita, namun tidak semua yang kita dengar dan tanggapi. Informasi yang menarik bagi kita, itulah yang ingin kita dengar.

2. Mengabaikan informasi yang bertentangan dengan apa yang kita ketahui.

3. Menilai sumber

 
Kita cenderung menilai siapa yang memberikan informasi. Jika ada anak kecil yang memberikan informasi tentang suatu hal, kita cenderung mengabaikannya.

4. Persepsi yang berbeda

 
Komunikasi tidak akan berjalan efektif, jika persepsi si pengirim pesan tidak sama dengan si penerima pesan. Perbedaan ini bahkan bisa menimbulkan pertengkaran, diantara pengirim dan penerima pesan.
5. Kata yang berarti lain bagi orang yang berbeda
Kita sering mendengar kata yang artinya tidak sesuai dengan pemahaman kita. Seseorang menyebut akan datang sebentar lagi, mempunyai arti yang berbeda bagi orang yang menanggapinya. Sebentar lagi bisa berarti satu menit, lima menit, setengah jam atau satu jam kemudian.

6. Sinyal nonverbal yang tidak konsisten
Gerak-gerik kita ketika berkomunikasi – tidak melihat kepada lawan bicara, tetap dengan aktivitas kita pada saat ada yang berkomunikasi dengan kita-, mampengaruhi porses komunikasi yang berlangsung.

7. Pengaruh emosi
Pada keadaan marah, seseorang akan kesulitan untuk menerima informasi. apapun berita atau informasi yang diberikan, tidak akan diterima dan ditanggapinya.

8. Gangguan
Gangguan ini bisa berupa suara yang bising pada saat kita berkomunikasi, jarak yang jauh, dan lain sebagainya.