Adalah
suatu kebijakan yang harus dilakukan dalam rangka proses management, dimana
berhubungan dengan penggolongan secara langsung untuk melakukan pemilihan
distribusi atau disposisi dari record yang perlu disimpan maupun record yang
harus dimusnahkan.Record juga perlu di golong-golongkan, hal ini dilakukan
untuk mengatasi masalah dalam melakukan pemilihan dan menentukan kapan suatu
record akan di simpan dan dimusnahkan, berikut adalah penggolongan record –
recordnya :
- Non Essential
Atau bisa di sebut dengan ‘record
tidak penting’, record ini ditujukan pada surat – surat catatan – catatan atau
laporan – laporan atau nota – nota, atau slip – slip pendaftaran pegawai,dll
yang hanya digunakan dalam waktu singkat atau bahkan hanya beberapa menit saja.
- Helpful
Atau dapat disimpulkan ‘record yang
dapat dimanfaatkan’. Disini record tersebut tidak berfungsi secara jangka
panjang, dan memiliki masa expired, dan akan berguna pada saat masa expired
belum tercapai. Jika sudah expired, maka record ini dapat dimusnahkan, record –
record yang di maksud adalah :
- Surat Undangan
- Dokumen periodic
- Surat keterangan ijin sakit
- Surat dinas cabang perusahaan.
- Important
Atau bisa disebut ‘record yang
penting’. Biasanya mempunyai jangka waktu reltive lama (hingga 4 sampai 5
tahun), dan record ini perlu peninjauan secara terus menerus. Yang termasuk
dalam record ini adalah :
- Dokumen penjualan
- Laporan keuangan
- Wesel tagih, dll
- Vital
Atau record sangat penting, record
ini tidak akan dimusanahkan mengingat fungsi primary dari record ini. Bisa
dibilang record ini adalah record hidupmatinya perusahaan karena memang
diperlukan sampai perusahaan itu bangkrut. Berikut adalah record – record yang
dimaksud :
- Surat akte pendirian perusahaan
- Surat perjanjian kontrak
- Surat asuransi
- Surat hak milik perusahaan, dll.
0 komentar:
Posting Komentar